Outsourcing: Zbavte se nadbytečných kapacit

Patrně nenajdeme podnikatele, který by nechtěl snížit náklady. Platí to v průmyslu, obchodu či v oblasti služeb. Termín outsourcing vyjadřuje souhrn nástrojů a metod, které mohou napomoci snížení výdajů na základě navázání smluvních vztahů s dodavateli rozmanitých služeb. Stále významněji se skloňuje v souvislosti s ubytovacími službami.

Co outsourcovat?
„Obecně lze říci, že outsourcing je řešení pro všechny. Malé zařízení se rozhodne pro dodavatelský vztah v odděleních, kde by bylo nákladné zaměstnat vlastního zaměstnance, což se týká např. personální a mzdové agendy nebo účetnictví všeobecně. V případě velkých podniků může být výhodné využít outsourcing v rámci zajištění komplexního řešení celých oblastí, jako je údržba budovy, úklid, práce housekeepingu,“ konstatuje Ivan Grůza, tiskový mluvčí hotelu InterContinental Praha. InterContinental řeší dodavatelsky například oblasti engineering (z 98 %) a housekeeping (z 30 % v závislosti na sezoně). Na otázku, co řešit dodavatelsky, odpovídá jednoduše Tomáš Král, ředitel oddělení prodeje a marketingu Hotelu Praha: „V zásadě to může být všechno, co tvoří zázemí hotelu. Určitě ale nikdo nebude outsourcovat obchodní aktivity samotné jako ubytování nebo pronajímání kongresového sálu.“

I když řada hotelů aplikuje outsourcing, existují zařízení, která jsou schopna řešit vše ve vlastní režii. „Budujeme stabilní tým pracovníků s vizí dlouhodobé a důvěryhodné spolupráce. Nehledě na to se ukazuje, že outsourcing pro nás není ekonomicky výhodný,“ konstatuje například Jan Strnad, asistent ředitele hotelu Ibis Praha Karlín. Podobně hovoří Alice Lukáčová, vedoucí obchodního oddělení hotelu Thermal v Karlových Varech: „Máme přibližně 250 zaměstnanců a vše od zahradnického servisu přes úklid pokojů, provoz baru a restaurace, technický provoz, parkovací kapacity až po rezervační systém řešíme vlastními silami.“

Když už se rozhodnete…
Ať už jde o dodavatelský servis v jakékoliv oblasti ubytovacích služeb, patrně se projeví následující výhody outsourcingu. Po důkladné analýze rentability jednotlivých provozů a jejich částečného řešení dodavatelským způsobem lze očekávat snížení nákladů v rozmezí 5–20 %. V případě IT, taxislužby, oblasti engineeringu nebo jiných technicky náročných provozů se obvykle snižuje tlak na okamžité vynaložení investic. Například vybudování počítačové sítě s několika terminály přijde hotel jednorázově na několik set tisíc korun. Tvrdý konkurenční boj však nutí dodavatele přistupovat na splátky nebo na dlouhodobý pronájem. Další výhodou bývá samotná spolupráce s profesionály v dané oblasti, kteří disponují dostatkem informací tak, aby bylo možné zajistit služby a produkty na vysoké úrovni.

Nejeden hoteliér jistě zaznamenal další benefit dodavatelského řešení, který spočívá ve vyšší produktivitě práce. Je to logické, protože má-li dodavatel zajistit služby v minimálně stejné kvalitě jako doposud, a přitom ještě vydělat, musí být jeho podnikání efektivnější. Vyšší výkon je potom požadován po zaměstnancích dodavatelské firmy, kteří ovšem bývají alespoň podle statistik honorováni lépe, než bývá zvykem v pohostinských a ubytovacích službách obecně. S tímto bodem mají co do činění manažerské dovednosti řídících pracovníků, kteří leckdy nejsou schopni dostatečně nefinančně motivovat méně kvalifikovanou pracovní sílu, například v odděleních úklidu nebo housekeepingu.

Spolupráce hotelu a dodavatelské firmy může překročit rámec obvyklých obchodních vztahů. Stává se například, že původní zaměstnanci přecházejí do dodavatelské firmy. „V současnosti procházíme fází výběrových řízení na některé hotelové sektory. Protože si uvědomujeme, že housekeeping představuje poměrně exponovanou oblast se zřetelem na kontakt s hosty, požadujeme po firmě, aby přijala část našich pracovníků. Zajistíme tak jistou kontinuitu provozu,“ říká Tomáš Král.

Se snížením počtu zaměstnanců se většinou redukuje i počet pracovníků v administrativě nebo v oddělení personální a mzdové agendy. Se zúžením skupiny pracovníků klesají nejen přímé náklady (např. sociální a zdravotní pojištění placené zaměstnavatelem, úrazové pojištění apod.), ale z dlouhodobého pohledu také obtížně vyčíslitelné výdaje na průběžné vzdělávání (např. mzdové předpisy) či potenciální nebezpečí v souvislosti s výkonem profese (úrazy, účetní chyby, manka apod.). V optimálním případě vše směřuje k tomu, že hoteliér a jeho zaměstnanci se mohou koncentrovat pouze na oblasti, kterým opravdu rozumějí a které chtějí rozvíjet.


Kolik můžete ušetřit v případě aplikace dodavatelského způsobu v oblasti IT?

Jana Hurdová, Getronics
Záleží vždy na velikosti společnosti a investicích, které již do vlastní IT infrastruktury investovala. Obecně nelze asi přesně určit úspory procentem, ale můžeme konstatovat, že se jedná jak o úspory spojené se správou IT, tak o úspory investic do IT. V konkrétním případě lze pak odhady úspor samozřejmě vyčíslit. Častým problémem bývá neznalost společnosti o reálných nákladech na informatiku.

Tomáš Bruckner, ITG
Dodavatelské řešení služeb IT je v mnoha případech dražší než předchozí interní provoz. Je to proto, že dodavatelé obvykle více dbají na bezpečnost a na garanci kvality služeb, jako je dostupnost, doba odezvy aplikací nebo doba obnovy po výpadku. Při interním provozu se malé podniky takovými věcmi často vůbec nezabývají. Úsporu je možné hledat například v uvolnění lidských nebo investičních zdrojů pro jiné účely, což lze vyčíslovat obtížně. Pokud podnik nezvolí nejlevnější – negarantované – řešení, lze úsporu vidět spíše ve srovnání dodavatelské ceny a situace, kdy by provozoval informační systém v obdobných parametrech. Účelem outsourcingu často tedy není úspora, ale vyšší kvalita a v mnoha případech také přenesení starosti o řízení IT na dodavatele.

Patrik Mocko, Počítačový servis
Úspory jsou bohužel u nás tím nejhlavnějším měřítkem, ovšem mnohdy dochází k outsourcingovým kontraktům ne pro dosažení úspor, ale pro zvýšení výnosu. Standardní úspory se pohybují kolem 20 procent, ovšem mohou dosáhnout až 64 procent. To jsou přímé a viditelné úspory. Dále je mnoho skrytých nákladů, které také odpadnou, avšak je velmi problematické je měřit.

Položky často řešené outsourcingem
-    taxislužba;
-    informační technologie;
-    úklid, housekeeping;
-    technický provoz;
-    ostraha;
-    systém rezervací (skrze cestovní operátory);
-    obchody v komerční zóně (šperky, upomínkové předměty);
-    servis pro hosty (plavčík, masér, kosmetik);
-    fitness centrum.

Deset kroků v aplikaci metod outsourcingu
1)    Proveďte důkladnou analýzu vlastních aktiv a pasiv.
2)    Vyberte provozy, jejichž produktivita je nízká nebo které jsou nevýdělečné.
3)    Stanovte si klíčové faktory, které povedou k výběru dané firmy (kvalifikace, cena, prestiž, reference).
4)    Vzneste prvotní požadavek o předložení nabídky několika společnostem najednou.
5)    Proveďte základní výběr s ohledem na stanovená kritéria.
6)    Zajistěte si doložení kvalifikace a reference daných firem.
7)    Proveďte výběr.
8)    Zpracujte s vybraným partnerem manuál, který bude specifikovat parametry vzájemné spolupráce (personální obsazení, způsob výměny informací a kontroly, delegování odpovědnosti, krizový plán, stanovení časového plánu).
9)    Podepište smlouvu.
10) Zahajte projekt a postupné převzetí povinností podle harmonogramu.

Stanislav D. Břeň, redaktor
autorský text pro HOREKA (2003)