Případová studie: Rekonstrukce kongresového centra hotelu Diplomat

Hotel Diplomat v Praze byl slavnostně otevřen v říjnu roku 1990. Jako jeden z mála hotelů v té době byl vybaven moderní audio-vizuální technikou a díky velké flexibilitě stěn mezi jednotlivými jednacími salonky splňoval představy i náročnějších návštěvníků ze zahraničí. Příští rok oslaví hotel Diplomat 15 let existence na českém trhu. Požadavky na design i technické vybaveni se v průběhu desetiletí změnily, a proto vedení hotelu přistoupilo k radikálnímu kroku – kompletní rekonstrukci stávajícího konferenčního centra. Podívejme se nyní na to, jak se hotel s touto modernizací vypořádal.

V průběhu několika let po otevření hotelu došlo k postupné renovaci pokojů a restaurace Loreta, rozšíření Relax centra a transformace nočního klubu na zajímavě řešené kancelářské prostory. Dalším krokem bylo vytvoření Business Service Centra pro obchodní klientelu, které nabízelo sekretářské služby a bylo mimo jiné vybaveno v té době ještě ne tolik rozšířeným připojením na internet. Poptávka po internetovém vybavení narůstala, a proto byly postupně zavedeny analogové přípojky pro možnost připojení na internet i na superior pokoje a byla navázána spolupráce s Českým Telecomem v rámci projektu Wi-Fi. Bezdrátové připojení tedy fungovalo i v celém konferenčním centru.

Vysoká míra flexibility
Struktura kongresového centra Diplomatu doznala významných změn. Původní centrum bylo tvořeno pouze jedním velkým sálem, později se rozšířilo o několik přilehlých jednacích salonků, které sloužily menším schůzkám, jednáním či doprovodným programům. V posledních letech byly kapacitní možnosti tohoto centra zvětšeny ještě o velký sál Belvedere, který lze podle požadavků rozdělit variabilními stěnami až na 5 salonků včetně prostorného foyer určeného pro „welcome drink“ či kávové přestávky. Současné konferenční centrum se tedy rozkládá na 1.142 m2, má 16 plně klimatizovaných místností pro celkem 820 osob.

Vybavení a design hotelu odpovídaly evropským standardům 90. let, a proto v tomto roce začala velká rekonstrukce hotelu nejenom v rovině technické (zejména na poli audiovizuální techniky), ale také z pohledu pohodlí a luxusu. Jako první byla kompletně modernizována kavárna Klimt a vzhledem k vývoji Diplomatu, který je nasměrován na obchodní a konferenční klientelu, se v letních měsících přistoupilo k celkové rekonstrukci kongresového centra.  

S technologiemi kupředu
Začněme nejdříve seznámením s novými technickými vymoženostmi, protože ty jsou nedílnou a krajně důležitou součástí kongresových prostor. Dosavadní technika byla stále na velmi dobré úrovni, tvořily ji systém ozvučení, tlumočnické kabiny a audiovizuální zařízení.

Nová audiovizuální technika, kterou dodala firma AV Media, klade velký důraz na komfort při jejím používání, samozřejmostí je tedy bezdrátové propojení a zvýšení počtu přípojných míst pro audiovizuální techniku. Navíc vzhledem k flexibilitě jednotlivých prostor, které lze rozdělit mobilními příčkami, je projektována tak, aby v případě jejich rozdělení došlo k automatickému odpojení reproduktorů a mikrofonů ostatních prostor. Tímto způsobem je zajištěno, aby nedocházelo k rušivým interferencím. Součástí audiovizuální techniky jsou také stropové dataprojektory a plátna, která lze v případě potřeby vysunout a nejsou tedy trvalou součástí vzhledu interiéru.

Další novinkou jsou dotykové panely, které v každé místnosti umožňují snadnou ovladatelnost technického vybavení a nastavení odpovídajícího osvětlení. Kongresové prostory byly vybaveny několikafázovým osvětlovacím aparátem, který zajišťuje jednak stálé osvětlení, jednak režim pro nastavení intenzity světla a také osvětlení navázané na činnosti audiovizuální techniky (řízeno obslužným programem společnosti CUE). Klient bude moci prostřednictvím dotykového panelu nastavit systém nasvícení, který je namísto klasických lustrů řešen bodovými světly. Osvětlení jednotlivých „pracovních míst“ je řešeno vždy operativně v závislosti na charakteru pořádané akce.

Elektronické vybavení – a to nejen konferenčních prostor – bylo doplněno speciálním navigačním systémem firmy Mediatronic s estetickými plochými obrazovkami, které jsou umístěny u vchodů do jednotlivých konferenčních místností a na všech přístupových cestách v hotelu a usnadňují hostům a účastníkům konferencí orientaci.

Součástí systému multimediální techniky je také možnost přístupu na internet. Ve veřejných prostorách hotelu se lze připojit díky stávající bezdrátové Wi-Fi technologii, na celém konferenčním centru je navíc možnost kvalitního vysokorychlostního připojení.
Vedle již zmiňované modernizace audiovizuální techniky jsou velkou novinkou také bezpečnostní opatření v jednotlivých místnostech. Vstupní dveře jsou opatřeny zámkem na magnetickou kartu, jehož systém je schopen zaznamenat historii až 120 vstupů, vnitřní prostory budou navíc zabezpečeny pohybovými čidly.

Chlad i teplo v příjemném poměru
Každý stavitel potvrdí, že výrazné zásahy do již vybudovaných nebo rekonstruovaných prostor znamenají instalace vzduchotechniky a elektrických sítí. V druhém případě se úkolu zhostila firma Elteza, která musela rozvést stovky metrů kabelů k novému osvětlení i audiovizuální technice.

Neméně těžká zakázka čekala také na firmu BV AIR, která realizovala rozvod vzduchotechniky. V tomto případě bylo hlavním úkolem zajistit vychlazení kongresových prostor, které jsou převážně situovány na jih a západ. Okenní plochy hotel opatřil okenními foliemi dodanými firmou MIDDEX AGENCY, které pohlcují 57 % slunečního svitu. Topení i chlazení probíhá prostřednictvím klimatizačních jednotek (radiátory jsou umístěny v předsálí u skleněných ploch), které obsahují štěrbinové vyústění. Tento detail není nepodstatný, protože technologie by měla zajistit nejen bezproblémové chlazení a vytápění, ale také proudění vzduchu a jeho celkovou výměnu periodicky 6 – 7 krát za hodinu. Tím bude dosaženo potřebné čistoty vzduchu i za předpokladu, že účastníci konference budou v předsálí kouřit. Hotel tak nepřikročil k separaci prostor pro kuřáky a nekuřáky, zmiňovaná technologie má však podobný efekt jako tzv. vzduchové clony.

Cestou outsourcingu
Vzhledem k rychlému vývoji technologií, především v oblasti elektroniky, dochází v průběhu času k velkému morálnímu zastarávání. Toho si je hotel Diplomat vědom, a  proto se jeho vedení rozhodlo pro variantu částečného outsourcingu. Součástí majetku hotelu se stalo pouze základní elektronické vybavení, další potřebné zařízení  však bude zajišťovat prostřednictvím specializovaných firem tak, aby celkovou nabídku tvořily vždy nejmodernější technologie.

Na rozdíl od mnoha ubytovacích zařízení se hotel Diplomat nepřiklonil k outsourcingu provozu vzduchotechniky nebo zajištění tepla. V tomto rozhodnutí hraje svou roli mj. historie hotelu. V době, kdy byl otevírán, outsourcing na tyto služby prakticky neexistoval a začal se rozvíjet až o čtyři pět let později. Od počátku proto hotel spoléhal na komunální údržbu prostřednictvím svých zaměstnanců.


Inspirativní design
Design nových konferenčních prostor naznačuje, jakým směrem se budou další architektonické změny v hotelu ubírat. Doposud charakteristické prvky jako zlatá barva (čalounické hřeby, zábradlí atd.) a „těžší“ tradiční materiály jsou doplněny odlehčenými  tapetami a zajímavě řešeným obložením konferenčních místností, které díky plstěným čtvercům s čalouněním zabraňují zvukovým šumům a rezonancím. Tato změna se podstatným způsobem osvědčí v momentě, kdy bude velký sál rozdělen příčkami a v každé části proběhne odlišný program.

Výrazným způsobem do tvorby designu přispělo samotné vedení hotelu. Nelze si ale nepovšimnout některých prvků, které mají nové konferenční prostory Diplomatu podobné jako další člen hotelového řetězce Vienna International, hotel Andel´s. Koncept pro oba hotely totiž vytvořilo stejné architektonické studio.

Naplánovat, zorganizovat, realizovat
Každá obdobná rekonstrukce vyžaduje důkladnou přípravu nejen v rovině finanční a technické, ale také organizační. Zvláště když hotel Diplomat byl po celou dobu v plném provozu. Přípravy začaly již v loňském roce a intenzivně se rozeběhly letos na jaře. Postupně se měnila představa o rekonstrukci – z původní myšlenky vizuální úpravy koberců, stěn a stropů se nakonec majitelé rozhodli investovat mnohem více prostředků do celkové modernizace, takže nakonec došlo na výměnu audiovizuální techniky, klimatizace, designu a uspořádání.

Zásadním kritériem bylo nenarušit pobyt ostatních hostů v hotelu. Zvláště výhodný se ukázal být boční vchod nouzového schodiště, kterým bylo možné realizovat dodávky materiálu na stavbu. Také bylo zajištěno, aby se pracovníci dodavatelských firem nepohybovali volně v ostatních částech hotelu, což s ohledem na počet cca 50 osob denně zde pracujících osob nebylo mnohdy jednoduché. Prostory, které nešlo oddělit zamčenými dveřmi, byly separovány prostřednictvím provizorních příček. Demoliční a další hlučné práce směly probíhat pouze ve vymezených hodinách (10 – 17 hod.), ostatní aktivity se realizovaly nepřetržitě. Vozy externích firem parkovaly na ploše vyhrazeném pro automobily zaměstnanců hotelu. Jediný skluz oproti původně naplánovanému termínu dokončení nastal v průběhu prázdnin, kdy se opozdily některé dodávky z důvodu firemních dovolených.

Marketingová podpora začala ještě v době, kdy byly k dispozici pouze původní prostory. Akcí „Poprvé zdarma, naposledy v původních prostorách“ a současně novou corporate identity včetně originálního loga již předesílala významné změny. V průběhu stavebních prací dostávali obchodní partneři elektronickou poštou informace a aktuální fotografie z právě probíhající rekonstrukce, a mohli tedy sledovat celý vývoj od počátku až po slavnostní znovuotevření pro veřejnost. To proběhlo 9. září letošního roku.


Vybraní dodavatelé a spolupracující firmy
AV Media – audiovizuální technika
Imag – architektonický návrh a zpracování
Framoz – nábytkové sestavy a interiéry
Mediatronic – elektronický navigační systém
MEDDEX AGENCY – solární fólie
Interdecor Plus – stavební úpravy
GTS – připojení k internetu, včetně Wi-Fi
BV AIR – vzduchotechnika
Elteza – elektrické rozvody
Thorn – svítidla (pro funkci stmívání)
CUE - systém programování osvětlení

Konferenční prostory v číslech
Rozpočet: v řádech desítek milionů korun (částka neupřesněna)
Délka rekonstrukce: 12. července – 9. září 2004
Rozloha: 1 142 m2
Struktura: až 16 oddělených konferenčních salonů
Kapacita: až 820 osob
Cena menšího salonku (40 m2): 7 700 Kč / den
Cena velkého sálu bez rozdělení: 55 300 Kč / den
Největší akce v původních konferenčních prostorách: Svatební veletrh 2004 s účastí téměř 8000 návštěvníků

Stanislav D. Břeň, redaktor, copywriter, editor
psáno pro časopis HOREKA 2004
gastronomie, hotelnictví, cestovní ruch
 

Stanislav Břeň, redaktor, copywriter

Praha, ČR 606 293 764 noveclanky@seznam.cz